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跨地域水利工程管理中OA协同系统的运用分析

时间:2018-11-08 来源:居舍 作者:夏继帅,魏立鹏 本文字数:2394字

  摘    要: 以跨地域水利工程管理为背景, 针对OA协同办公系统的应用, 做了简单的论述。从实践效果来说, 基于OA协同办公系统, 能够实现工程项目建设远程管理, 实现办公信息共享, 提高跨地域水利工程管理工作的水平和效率, 具有推广应用价值。

  关键词: OA协同办公系统; 跨地域; 水利工程;
 

跨地域水利工程管理中OA协同系统的运用分析
 

  现阶段, 跨地域水利工程建设的数量不断增加, 此类工程具有特殊性, 增加了管理难度。而OA协同办公系统的应用, 集成了不同区域的基层管理部门, 实现了水利工程跨区域管理。从实际应用效果来说, 能够起到提高管理水平的作用。目前, 各企业积极部署OA协同办公系统, 力求提高跨地域水利工程管理水平。

  1、 跨地域水利工程集中管理工作分析

  从工程管理角度来说, 重点是规范建设管理, 确保跨地域水利工程的安全性, 实现良性运行。为保证工程建设工作系统化和规范化开展, 需要实现协同办公, 实施集中管理, 进而提高工程管理工作水平。基于OA协同办公系统平台, 集中工程管理下属单位和机关处室, 实现了各管理部门之间的有效沟通, 实现协调作业。利用OA协同办公系统, 协调各个工作部门, 打破部门之间的信息壁垒, 为领导以及管理层, 提供决策支持。

  2、 跨地域水利工程中OA协同办公系统的集中管理

  2.1、 管理机构职责

  OA协同办公系统管理工作中, 管理机构的主要职责如下: (1) 办理相关审批手续, 具体包括用户注册和变更等。 (2) 结合水利工程管理实际情况, 制定电子公文以及信息流传工作规范以及制度。 (3) 收集使用单位意见以及建议, 明确OA协同办公系统使用过程中的问题。 (4) 针对使用人员, 做好使用知识培训工作。 (5) 负责OA协同办公系统运行维护管理相关工作。

  2.2、 使用部门的职责

  对于OA协同办公系统的部门, 要设置1名领导, 负责管理OA协同办公系统。通过制定系统管理制度, 明确管理人员和相关部门的日常管理工作和职责, 指导以及监督OA协同办公系统稳定运行。在具体工作中, 管理员要严格按照规范申报相关内容, 包括系统使用人员的注册和注销等工作, 经过领导审批后, 报送相关机构办理。

  2.3、 人员管理

  因为OA协同办公系统中集成了大量关于水利工程的信息, 因此为了保证信息的安全性, 要做好系统安全管理工作。各个使用人员, 要使用自己的账号, 自主保管账号密码, 保证系统操作的安全性。当忘记登陆密码后, 要提出密码变更的需求, 由管理员负责, 恢复为初始密码。对于使用人员的管理, 要从以下方面的把控: (1) 培训。对OA协同办公系统的使用要点, 向操作人员加以明确说明, 使其能够安全使用系统。 (2) 做好安全教育, 增强使用人员的安全操作意识。

  3、 跨地域水利工程中OA协同办公系统的具体应用

  3.1、 系统的设置

  从当前跨地域水利工程中OA协同办公系统的应用情况来说, 拥有简约实用的用户界面。此系统设计的是web界面, 具有简单、直观和易操作的特点, 使得使用者能够便捷操作, 查询各类文件资料。OA协同办公系统在设计时, 结合不同的操作习惯, 设计了多种工作方式, 操作难度较小。利用OA协同办公系统, 能够实现文档的全面控制, 实现了文档处理权限和查阅权限等的有效保护。利用数据库技术, 为文档存储提供了安全的方式, 提升了文档信息整体的安全性[1]。

  3.2、 系统的应用功能

  利用OA协同办公系统, 开展跨区域水利工程管理工作, 具体功能如下: (1) 依据下属单位以及机关处室实际情况, 从其业务内容和特点出发, 规划业务流程以及文件管理系统, 形成具体特色的OA协同办公系统子系统。 (2) 基于组织机构, 对OA协同办公系统办公以及权限, 实行多层权限控制。 (3) OA协同办公系统具有流程定制服务, 管理员自主操作, 能够简单设置业务流程以及表单样式。 (4) 在具体操作的过程中, 使用者可以编辑Word文档, 实现各类文件审批功能, 包括痕迹保留以及电子印章等, 实现文档管理电子化以及网络化。 (5) 基于各单位的核心业务, 集成了各单位的OA协同办公系统, 形成以局领导为核心的管理系统。在具体应用中, 不仅实现了信息资源共享, 增强了信息畅通性, 提高了水利工程管理工作效率。利用OA协同办公系统的信息记录功能, 能够实现公文规范化流转, 保证其可追溯性。

  3.3、 应用不足

  从当前OA协同办公系统的应用实际情况来说, 存在着以下不足: (1) 应用的范围较窄, 难以适应不断增加的跨地域水利工程管理工作需求。 (2) 系统功能不强。跨地域水利工程中, 现有的OA协同办公系统, 其功能模块水平低下, 虽然在过去的一段时间内获得了不错的应用效果, 但也暴露出不足, 需要进行系统升级改造。 (3) 部分单位的信息化建设水平低下, 影响着OA协同办公系统应用作用的发挥[2]。

  3.4、 应用建议

  为了提升跨地域水利工程中OA协同办公系统的应用水平, 要从以下方面入手加以完善: (1) 加大基层单位信息化建设的投入力度。通过加大资金和技术等的投入力度, 提升基层单位信息化水平, 为OA协同办公系统的有效运行, 提供硬件保障。 (2) 做好系统优化升级。结合跨地域工程实际需求, 结合OA协同办公系统建设技术水平, 进行系统升级改造, 最大程度上满足水利工程管理信息化需求, 提升管理工作水平和效率。 (3) 积极推广应用OA协同办公系统。从当前系统应用实际情况来说, 其功能作用尚未完全发挥, 除了用于日常办公业务以外, 在水利工程建设工作中应用, 包括图纸审核、施工管理等, 能够发挥积极的作用。基于此, 为了提升OA协同办公系统应用的价值, 要做好系统推广工作, 鼓励基层单位和部门结合自身的实际需求, 引用和开发水利工程OA协同办公系统。

  4、 结束语

  综上所述, 跨地域水利工程管理工作的开展, 有了OA协同办公系统的主撑, 极大程度上提高了管理工作水平和效率。从当前系统应用实际情况来说, 还存在着一定的问题, 需要加大基层单位信息化建设的投入力度、做好系统优化升级、积极推广应用OA协同办公系统。

  参考文献:

  [1]张德荣.浅谈施工图审查流程管理与OA系统使用的重要性[J].四川水泥, 2016 (12) :136.
  [2]张小东.浅谈施工图审查信息管理中应用OA系统的重要性[J].福建建材, 2016 (10) :87-88.

    论文来源参考:夏继帅,魏立鹏.跨地域水利工程中OA协同办公系统的应用[J].居舍,2018(01):194.
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